Projeto MEGA vai facilitar gestão de bolsas Erasmus+
O Politécnico de Coimbra é parceiro de um projeto europeu que pretende criar e desenvolver uma ferramenta digital eficaz que simplifique e facilite o processo de gestão de bolsas de mobilidade Erasmus+ a nível do ensino superior de modo a erradicar os atrasos nos pagamentos. Trata-se do projeto Million of Erasmus Grants – MEGA, aprovado no âmbito das parcerias de cooperação para o Ensino Superior – call 2021, liderado pela Université de Lorraine (França). Do consórcio fazem ainda parte a European University Foundation – EUF (Luxemburgo), a Western Norway University of Applied Sciences (Noruega), a Mendel University in Brno (República Checa), a Selçuk University (Turquia), a Universidad Carlos III de Madrid (Espanha) e a University Kadri Zeka (Kosovo).
A existência de um número significativo de alunos que enfrenta dificuldades financeiras representa uma questão transversal às instituições de ensino superior (IES), principalmente nas primeiras semanas da mobilidade, enquanto estas aguardam pelas transferências de bolsa e têm de suportar, ao mesmo tempo, as despesas de mobilidade. Esta realidade de incerteza quanto à chegada do apoio financeiro é recorrente na Europa e limita a participação no programa Erasmus de estudantes provenientes de famílias de menores rendimentos.
Neste contexto, o projeto MEGA visa promover um estudo sobre o processo de gestão de bolsas na Europa e criar e testar um modelo que irá responder a esta questão central por meio da digitalização, reduzindo significativamente os atrasos e possíveis erros no sistema de pagamento das bolsas Erasmus. Pretende-se que a ferramenta tenha um grande impacto, quer para o aluno quer para as próprias IES, aliviando a pressão ao nível dos gabinetes de relações internacionais e departamentos financeiros.
Segundo Maria João Cardoso, pró-presidente do IPC para as relações internacionais, este projeto ambiciona encontrar soluções para minimizar um problema identificado por todos os gabinetes de relações internacionais europeus. “Os atrasos no pagamento das bolsas Erasmus são superiores ao desejável e, especialmente no início do ano letivo, constituem uma realidade frequente, apesar de todos os esforços que fazemos para a combater”, refere a responsável, explicando que os processos Erasmus são complexos e exigem um conjunto de acordos e documentação que envolvem uma multiplicidade de intervenientes nas duas instituições de países diferentes. “Apesar deste processo se iniciar com um ano letivo de antecedência nem sempre é concluído a tempo de ser possível fazer o pagamento da bolsa na data de partida dos estudantes”, admite.
Maria João Cardoso acredita que a situação irá melhorar nos próximos anos em virtude da programada desmaterialização prevista no quadro da iniciativa europeia Erasmus Without Paper (EWP). “Até agora a implementação do EWP tem sido tecnicamente difícil e a rede não tem conseguido operacionalizar as funcionalidades previstas, o que é frustrante para as instituições que se esforçaram para estar ligadas à rede no calendário estabelecido, como é o caso do Politécnico de Coimbra”, refere.
A ideia do projeto MEGA, explica, é avançar para além do EWP, isto é, promover a digitalização também na última etapa do processo de mobilidade Erasmus que contempla a gestão e atribuição de bolsas. “Julgamos que as relações internacionais do IPC terão um contributo bastante interessante uma vez que concebemos um sistema de gestão de bolsas totalmente desmaterializado assente na articulação entre as plataformas académica e de gestão documental disponíveis na instituição”, afirma Maria João Cardoso.
Na primeira etapa do projeto MEGA, e que vai iniciar a 2 de janeiro de 2022 e decorrer durante três anos, as IES envolvidas têm de garantir que identificam as questões certas por meio de uma visão global das dificuldades encontradas quer por alunos e IES em termos de pagamento de bolsas Erasmus. Numa segunda etapa, o consórcio construirá uma ferramenta cuja ambição é erradicar os atrasos com o pagamento de bolsas Erasmus, tendo em conta todas as especificidades nacionais e locais identificadas no estudo. Numa terceira etapa, a ferramenta será testada entre os parceiros e serão realizadas entrevistas com as diferentes partes interessadas (gabinetes de relações internacionais, departamentos financeiros e alunos) para verificar e avaliar a resposta do modelo aos problemas identificados na fase inicial do projeto. Na quarta etapa, o consórcio efetuará as recomendações de políticas às IES, às Agências Nacionais Erasmus e às demais instituições europeias.
In Jornal do IPC n.º 20