Secretarial and Assistance Practices I

Knowledge of the Portuguese language at the level of the 12th grade.

IT from the user’s perspective.

The syllabus contents will be developed using:

a)     Theorical-practical sessions of analysis and discussion of cases.

b)    Practical sessions of application of techniques.

This curricular unit will develop professional acting skills with strong practical application.

It aims at stimulating the reflexive and acting skills on secretarial and assistance practices, of the processes involved in the organizations innovation, as well as assisting the direction in the introduction of continuous improvements in working practices.

Know-know skills

• Understand secretarial and assistance activities in the context of the organizations strategic operation.
• Understand the importance of the Quality regulations for the organizations innovation.
• Understand, manage and evaluate secretarial good practices.

Know-how skills

• Know how to articulate assistance practices with organizational aims.
• Apply work organization practices.
• Apply communication techniques in the organizations.
• Assist and advise the direction about the information needs.

1.    Management assistance and the Organizational Development

• Assistance importance in the organizations objectives development.
• Organizational culture and behaviour.
• Objectives as a motivational mechanism.
• Management Assistance relevant practices for the organizations development.

2.    Organizational Communication and the Assistance practices

• Public Relations and the Institutional Communication acting.
• Internal communication and Assistance.
• Continuous improvement and the Quality.

3.    The importance of effectiveness of Interpersonal Communication in Advisory and Secretariat

• The profile of Secretarial and Assistance professional.
• Secretarial and Assistance functions
• The importance of interpersonal communication for the success of the Secretarial and Assistance functions.

 4.    Applied practices

• Writing various management support documents.

NAO

Main bibliography:

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Cunha, M. & Al. (2016). Manual de Comportamento Organizacional e Gestão. Lisboa. 8.ª Edição. Lisboa: RH Editora.

Freixo, M. (2012).Teorias e Modelos de Comunicação. 3.ª Ed. Lisboa: Instituto Piaget.

Moura, R. (2016). Gestão e Desenvolvimento Sócio-organizacional. Lisboa: CIDEC- Centro Interdisciplinar de Estudos Económicos.

Moreira, I. (2014). A Excelência no Atendimento. 4ª Edição atualizada. Lisboa: Lidel – Edições Técnicas.

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Rego, A. (2010). Comunicação Pessoal e Organizacional – Teoria e Prática. 2.ª Ed. Lisboa: 2010. Villafane, J. (1998). Imagem Positiva – Gestão Estratégica da imagem das empresas. Lisboa: Edições Sílabo (versão portuguesa).

Complementary bibliography:

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Cushway, B. & Lodge D. (1993). Organizações, Planeamento e Comportamento. Lisboa: Clássica Editora (versão portuguesa).

Détrie Ph. e Broyez C. (2001). La communication interne au service du management. Paris: Liaisons.

Diridollou, Bernard. (2002). Gerir a sua Equipa Dia a Dia. Bertrand Editora.

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Malone, M. (1992). The Virtual Organization: Structuring and Revitalizing the Corporation of the 21st Century. New York: Harper Business.

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Websites:

ASP-Associação Portuguesa de Secretariado e Assessoria. http://www.asp-secretarias.pt.

Associação Portuguesa de Estudos de Protocolo. http://www.aporep.com.